Interní audity - stále podceňovaný nástroj neustálého zlepšování

aneb proč zvolit externí způsob provádění interních auditů kvality

Interní audity jsou jedním ze společných požadavků většiny systémových ISO norem. Zpravidla jsou součástí kapitoly Hodnocení výkonnosti organizace a ne náhodou následuje kapitola Zlepšování.

Hodnocení výkonosti je v podstatě sledování plnění cílů společnosti, monitoring KPI a především analýza zpětné vazby spokojenosti zákazníka a ostatních zainteresovaných stran. To znamená jak je daná společnost úspěšná v plnění očekávání a potřeb zákazníků - zkrátka její obchodní úspěch v oblasti kvality produktů, ochrany životního prostředí apod. 

Interní audity jsou takové předkolo externích auditů tzv. třetí stranou (nezávislým certifikačním orgánem). Cílem auditů je prověřovat plnění relevantních požadavků zainteresovaných stran společnosti. Prověřují naplňování politiky společnosti, celistvost a účinnost systému a jeho procesů. 

Externí audity se soustředí pouze vybrané procesy a produkty, celý systém prověřují v cyklu 3 let. Proto mají interní audity určitou přidanou hodnotu navíc:

• jejich časový a obsahový program lze upravit dle interních potřeb společnosti

• prověřují více procesů a ve vhodném pořadí celý systém společnosti

• zlepšují interní komunikaci a týmovou spolupráci mezi odděleními

• pomáhají provázat procesy a poukázat na případné mezery či problémy v toku hodnoty

• napomáhají pochopit požadavky uvnitř společnosti a včas reagovat na nové požadavky či jejich změny

• dovolují více se věnovat plnění lokálních požadavků (např. legislativa ČR) nebo ostatním zainteresovaným stranám kromě zákazníka jako jsou zaměstnanci, veřejnost, dodavatelé apod.

• umožňují reagovat na případné nedostatky dříve, v klidu je analyzovat a bez rizika ztráty certifikátu následně identifikovaný problém odstranit 

Interní audity však naráží v praxi na obtíže spojené s nedostatkem časových kapacit, ale zejména s nedostatečnou kvalifikací interních auditorů. Zkrátka většinou to není hlavní náplň práce jmenovaného interního auditora a nízká frekvence interních auditů v dané společnosti nedovoluje dostatečný rozvoj zkušeností a znalostí v oblasti systémových a legislativních požadavků. Dalším problémem je také "nezáviděníhodná" pozice interního auditora, který je často v situaci kdy audituje kolegy či organizačně výše postavené vedoucí ostatních útvarů. 

Proto je mou dobrou osobní zkušeností z předchozí praxe na pozici QA manažera řešit interní audity externě. Tím jsou eliminovány výše uvedené obtíže a naopak je posílena přidaná hodnota takových auditů. Vzhledem k tomu, že se nejedná o certifikační audit nejde o dramatické vícenáklady a tato externí služba je zpravidla efektivní investicí. Výběr konzultanta na tuto externí službu má však také svá systémová pravidla - pochopitelně to jsou potřebné kompetence a kvalifikace auditora pro daný typ auditu a odvětví, které se musí při následném externím auditu prokázat (certifikátem, osvědčením apod.). Kromě odborné kvalifikace externisty je významnou výhodou i zkušenost s popisem nálezů a schopnost vysvětlit požadavek jako takový. Na rozdíl od  auditorů při certifikačním auditu může "externě-interní" auditor při interním auditu doporučit řešení a sdílet dobrou praxi z jiných firem.

A na závěr osobní zkušenost z praxe - často se stává, že svou roli na úspěšném adresování  problému či využití příležitosti na zlepšení v procesu má i fakt kdo takový podnět přináší a prezentuje členům vedení společnosti...nic naplat - fundovaný názor zvenku má často větší váhu.

Přínos interních auditů je v řadě firem bohužel často podceňovaný, formalismus a nedostatečná efektivita tohoto nástroje je v podstatě plýtváním a promarněnou šancí jak zvýšit povědomí a znalosti zaměstnanců, identifikovat příležitosti a posílit neustálé zlepšování společnosti. 

Rádi vám pomůžeme zvýšit přidanou hodnotu interních auditů - více na www.lqm-consulting.cz